Manchmal kommen die besten Projekte über Umwege. In diesem Fall über den Vater meiner Frau.

Michael Kirschbaum arbeitet bei Kirschbaum Smart Solutions — einem Unternehmen im Bereich Sicherheitstechnik. In einem ersten Meeting über Google Meet kam das Thema auf: Das Team hatte ein Problem, das alle im Unternehmen wahnsinnig gemacht hat.

Das Problem: 2 Wochen pro Quartal — weg.

Jedes Quartal musste das Team die komplette Herstellerliste einpflegen. Neue Produkte, aktualisierte Preise, geänderte Spezifikationen. Klingt erstmal nicht wild — bis du die Details hörst.

• Die Listen waren nie gleich aufgebaut. Neue Spalten, geänderte Formate, umbenannte Felder. Jedes Quartal eine Überraschung.
• Preise mussten manuell kalkuliert werden. Je nach Produktkategorie unterschiedliche Margen — alles per Hand in Excel.
• Produktbeschreibungen? Gab es nicht. Die Hersteller liefern technische Daten, keine fertigen Texte. Das Team musste selbst formulieren — mit KI zwar, aber trotzdem: Copy-Paste, Infos über jedes Produkt zusammensuchen, prüfen. Das zieht ordentlich Zeit.
• Bilder und Datenblätter? Vom Hersteller runterladen — aber per Hand. Stück für Stück.

Zwei Wochen. Jedes Quartal. Das ganze Team gebunden.

Witzige Randnotiz: Melia — ja, meine Managerin — hatte dort einen Minijob und hat genau diese Arbeit gemacht. Sie weiß, wie viel Zeit und Arbeit das war.

Die Rechnung, die keiner machen wollte

Lass uns das mal durchrechnen:

Das ist Geld, das jedes Quartal in manuelle Arbeit fließt. Arbeit, die kein Mensch gerne macht und bei der garantiert Fehler passieren.

Was ich gebaut habe

Nach dem Erstgespräch war klar: Das schreit nach Automatisierung. Ich habe eine maßgeschneiderte App entwickelt, die den kompletten Prozess abbildet — von der Herstellerliste bis zum fertigen Import in Weclapp.

Im Detail:

• Produkte einlesen: Die Herstellerliste wird importiert — egal wie sie aufgebaut ist. Das System erkennt die Struktur automatisch und mapped die Felder.
• Hersteller-API-Abgleich: Produkte werden direkt mit der Hersteller-API abgeglichen. Neue Produkte rein, veraltete raus.
• KI-Produktbeschreibungen: Da es keine Beschreibungen gab, generiert die App SEO-konforme Texte per KI — basierend auf den technischen Daten und anderen Informationen.
• Datenblätter & Bilder: FAQ-Sheets, Handblätter und Produktbilder werden automatisch via API heruntergeladen.
• Preiskalkulation: Pro Produktkategorie werden die Margen individuell berechnet. Jede Kategorie hat ihre eigene Marge — alles konfigurierbar.
• Validierung: Stichprobenartig werden aus jeder Kategorie Produkte gezogen und dem Kunden zur Prüfung vorgelegt. Stimmt was nicht? Direkt in der App anpassen.
• Export: Am Ende gibt es eine ZIP-Datei mit allem — Produktdaten, kalkulierte Preise, Dokumente, Bilder. Fertig.

Das Ergebnis

Fun Fact: Beim ersten vollständigen Export bin ich auf über 40 GB gekommen. Das zeigt, wie viel Daten da jedes Quartal manuell bewegt wurden — Bilder, PDFs, Datenblätter für hunderte Produkte.

Was das für Kirschbaum bedeutet

Die zwei Wochen pro Quartal sind weg. Einfach weg. Das Team kann sich auf das konzentrieren, wofür es eigentlich da ist — statt Herstellerlisten zu wälzen.

Und wenn du mal nachrechnest, was 8 Wochen gebundene Kapazität pro Jahr kosten — dann hat sich diese App verdammt schnell bezahlt gemacht.

Dein Prozess nervt genauso?

Dann lass uns reden. Im Zeitfresser-Check schauen wir uns deinen Prozess an und ich sage dir ehrlich, ob Automatisierung Sinn macht.

Kein Verkaufsgespräch. Nur eine ehrliche Einschätzung.